5 грешки, които често се допускат при изпълнение на проекти

Качеството и времето на неговото изпълнение зависи от правилното формулиране на задачата. Дори грешната формулировка може да наруши работния...

Качеството и времето на неговото изпълнение зависи от правилното формулиране на задачата. Дори грешната формулировка може да наруши работния процес.

Грешка №1. Чести проверки

Когато шефът възлага задача, той определя срокове за нейното изпълнение. И ще е погрешно да проверявате работата на всеки два часа, ако крайният срок е все още далеч. Това не се отнася за неотложни проекти, които трябва да бъдат направени с приоритет. Но в нормални ситуации допълнителният контрол води до проблеми и демотивация на изпълнителите.

Как да решим проблема?

оверието се формира с времето, така че за неговото основаване е необходимо да се установят ясни механизми за работа. Първо използвайте инструмента за проследяване на задачи в работата си. Така служителят и мениджърът винаги ще виждат сроковете за изпълнение на работата. Можете също да напишете контролен списък: какво точно трябва да се направи и към кого да се свържете, ако имате въпроси. Тогава служителят ще има ясно разбиране за споразуменията, а ръководството ще може да наблюдава целия процес от разстояние.

Грешка №2. рутинни въпроси

Случва се ръководството да оставя сложни и интересни задачи на себе си и да прехвърля рутинната работа на подчинените. Независимо от причините, този подход има няколко негативни последици. Първо, служителите не се развиват. Тяхното ниво на компетентност остава на същото ниво, което означава, че в бъдеще те няма да могат да донесат повече приходи на компанията.

Второ, комуникацията между шефа и подчинените е нарушена. Поради постоянната заетост ръководството няма време да контактува със служители, а това е много важно при корпоративното управление. 

Как да решим проблема?

Трябва да започнете постепенно да делегирате сложни задачи. Разпределете натоварването между подчинените и постепенно прехвърляйте повече задачи на тях. Така екипът ще има време да се научи. Намесата на ръководството ще бъде необходима само за подкрепа на екипа в особено трудни случаи.

Грешка №3. Голям обем задачи

Лидерът може както да подцени, така и да надцени възможностите на своя екип. Той винаги обещава, че служителите ще изпълняват всички задачи навреме. В същото време не се анализира колко усилия и време ще бъдат изразходвани за тази работа в действителност. В резултат на това, за да успеят навреме, хората остават до късно и жертват почивни дни. Те не могат да откажат да работят поради страх от уволнение или просто защото са готови за допълнителни усилия.

Как да решим проблема?

Мениджърът трябва да записва всички входящи задачи и да проверява състоянието им на завършеност на редовни срещи. Това ще ви помогне да разберете колко време е необходимо за изпълнение на типични задачи и по-трудни задачи. Така шефът ще може да договори обективни срокове за изпълнение. И служителите ще изразходват ресурсите по-рационално.

Грешка №4. Лошо поставяне на цели

Друг често срещан проблем в работата е, че мениджърът неясно формулира задачата. Може би самият човек има лоша представа за това, което трябва да направи. Или погрешно смята, че самите служители трябва да намерят решение.

В някои случаи това е оправдано, например, ако трябва да тествате служител за позиция. Но по-често комуникацията „дадох задачата - попитах за изпълнението“ води до забавяне на сроковете. Мениджърът смята, че е обяснил всичко правилно. В същото време подчинения разбра задачата по свой начин и резултатът беше проект, който беше далеч от първоначалната идея.

Как да решим проблема?

Когато си поставя цели, мениджърът трябва или сам да зададе водещи въпроси, или да поиска от служителя да му ги зададе. Така ще стане ясно дали страните са разбрали правилно информацията.Това ще спести човешки ресурси и време. И компанията ще бъде спасена от ненужни грешки в проектите.

Грешка №5. Колеблив мениджмънт

Много хора са запознати със ситуацията, когато лидерът неочаквано идва при служителите, всява хаос и след това изчезва. Във филмите подобна сцена изглежда комична, в действителност е доста плачевна. Такъв лидер обикновено не е наясно с работата в екипа. Предпочита да общува с подчинените само в случай на грешки или спешни задачи.

Шефът смята, че компанията му има система за самоуправление, а той не прави нищо, за да я развива. Системата е нарушена и от емоционалните сътресения, които лидерът организира.

Как да решим проблема?

Трябва да се опитаме да променим подхода на внезапното управление. Винаги е по-добре да се изясни дали задачата наистина е спешна и дали е възможно да се намери алтернативно решение за нея. Лидерът трябва да провери степента на самоуправление на своя екип. За да направите това, е необходимо редовно да организирате семинари и срещи.

Финални думи

Съществуват много приложения, продукти, които могат да помогнат комуникацията между ръководител на проекти, със служителите. Много често, софтуерни решения подпомагат взаимодействието и оптимизират работните процеси.

Плюс за големите предприятия е централизираната система за управление на няколко офиса наведнъж.